Harsh Joshi
Co-founder & Technical Director
Tjenester til den digitale arbejdsplads sikrer, at medarbejderne kan arbejde produktivt på tværs af enheder, apps, adgang og support. Se, hvad de omfatter, hvordan de forskellige leveringsmodeller adskiller sig fra hinanden, og hvordan du vælger den rigtige partner.
Digitale arbejdspladsløsninger er de tjenester, der udvikler, leverer, sikrer og supporterer den teknologi, som medarbejderne bruger i deres arbejde. Det omfatter enheder, samarbejdsværktøjer, forretningsapplikationer, identitets- og adgangsstyring, IT-support samt de integrationer, der forbinder dem. Målet er enkelt: Hver medarbejder skal have de værktøjer, data og den hjælp, de har brug for, uanset om de arbejder på kontoret, hjemmefra, på produktionsgulvet eller hos en kunde.
De fleste virksomheder har allerede de enkelte komponenter: en flåde af bærbare computere, et chatværktøj, et ERP-system og en helpdesk. Problemet er, at disse komponenter sjældent fungerer sammen. Tjenester til digitale arbejdspladser forener disse separate værktøjer i ét samlet miljø, og ingeniørteams som Monarch Innovations digitale ingeniørtjenester udvikler ofte den skræddersyede software og de integrationer, der binder det hele sammen. Denne guide forklarer, hvad tjenesterne omfatter, hvordan de fungerer i praksis, hvordan leveringsmodellerne adskiller sig fra hinanden, og hvordan man vælger en partner.
Tjenester til den digitale arbejdsplads omfatter levering, administration, sikkerhed og support af den teknologi, som medarbejderne bruger til at arbejde digitalt. Dette kan omfatte enheder, service desk-support, samarbejdsværktøjer, cloud-applikationer, identitets- og adgangsstyring, automatisering af arbejdsgange samt overvågning af medarbejdernes digitale oplevelse. Tjenesterne kan leveres af et internt IT-team, en udbyder af administrerede tjenester eller en kombination af begge dele.
Hvad er digitale arbejdspladsløsninger?
Tjenester til den digitale arbejdsplads er det løbende arbejde med at opbygge og drive en virksomheds digitale arbejdsmiljø – ikke et enkelt produkt, man køber. En digital arbejdsplads er selve miljøet. Tjenester til den digitale arbejdsplads er det, der skal til for at etablere den, sikre den og sørge for, at den fungerer for medarbejderne.
Gartners undersøgelse af outsourcede tjenester til den digitale arbejdsplads fremhæver funktioner såsom servicedesk og support på stedet, administration af slutpunkter samt Software-as-a-Service (SaaS) og Unified Communications as a Service (UCaaS). Det nøjagtige omfang varierer fra udbyder til udbyder, så virksomheder bør sikre sig, hvilke tjenester der er inkluderet i en foreslået aftale. Kort sagt er det udbyderens opgave at hjælpe medarbejderne med at udføre deres arbejde ved hjælp af den teknologi, de har til rådighed.
En nyttig måde at se det på: Den digitale arbejdsplads er bygningen, og tjenesterne til den digitale arbejdsplads er arkitekterne, vedligeholdelsespersonalet og sikkerhedsteamet.
Hvad omfatter digitale arbejdspladsløsninger?
Programmer til digitale arbejdspladser kombinerer ofte flere serviceområder. Den rette sammensætning afhænger af medarbejdernes behov, den eksisterende teknologi, sikkerhedskravene og de interne IT-kapaciteter. En virksomhed kan vælge at varetage nogle områder internt og benytte specialiserede udbydere til andre.
| Dækningsområde | Hvad dækker det? | Eksempel fra praksis |
|---|---|---|
| Endpoint-styring | Indkøb, konfiguration, opdatering og udfasning af bærbare computere, mobiltelefoner og tablets | En nyansat får allerede fra første dag udleveret en bærbar computer, der er klar til brug med de rigtige apps installeret |
| Servicedesk og support | Hjælp til brugerne via flere kanaler, lige fra chat og telefon til selvbetjeningsportaler | En ingeniør genopretter adgangen via en portal i stedet for at vente på en billet |
| Samarbejde og kommunikation | E-mail, chat, videomøder, dokumentdeling og intranet | Projektteams i to lande redigerer de samme kommentarer til tegningsgennemgangen i realtid |
| Identitets- og adgangsstyring | Single sign-on, multifaktor-godkendelse, rollebaseret adgang | En entreprenør kan kun se de mapper og apps, som hans rolle giver adgang til |
| Cloud-apps og virtuelle skriveborde | Hosting af forretningsapplikationer og desktops i skyen | En felttekniker åbner den samme ERP-skærm fra en tablet på stedet |
| Automatisering af arbejdsgange og selvbetjening | Digitale formularer, godkendelser og automatiserede rutineopgaver | Ferieansøgninger, godkendelser af indkøb og IT-anmodninger behandles uden e-mail-korrespondance |
| Integration og brugerdefinerede applikationer | Systemintegration og udvikling af apps med færdigpakkede værktøjer dækker ikke | En portal henter ordrestatus fra ERP-systemet og kvalitetsdata fra et fabrikssystem |
| Digital medarbejderoplevelse (DEX) | Overvågning af enheders tilstand, appers ydeevne og brugernes tilfredshed | IT opdager, at et program kører langsomt, inden medarbejderne begynder at indsende supportanmodninger |
Sikkerhed er en integreret del af alle serviceområder, og fjernadgang samt cloud-applikationer gør det afgørende at have ensartede adgangskontrolforanstaltninger. En »zero trust«-tilgang stoler ikke på en bruger eller en enhed, blot fordi den befinder sig inden for virksomhedens netværk. I stedet bliver hver eneste anmodning autentificeret og godkendt, før der gives adgang til en applikation eller en fil. NIST’s retningslinjer for Zero Trust-arkitektur fastlægger de underliggende principper, og teams, der har brug for hjælp til at designe dette lag, inddrager ofte specialister inden for cloud, DevOps og sikkerhedsteknik sammen med deres arbejdspladsudbyder.
Digital overvågning af medarbejderoplevelsen kan også hjælpe teams med at undersøge problemer, der påvirker det daglige arbejde. I Microsofts dokumentation om Endpoint Analytics forklares det for eksempel, hvordan analyser kan hjælpe med at identificere hardware- eller politikrelaterede problemer, der er forbundet med en dårlig brugeroplevelse.
Digital arbejdsplads vs. digitalt arbejdsmiljø vs. intranet
Disse tre begreber hænger sammen, og udbydere kan anvende dem på forskellig vis. For at skabe klarhed anvender denne vejledning følgende skelnen. Ved at fastlægge omfanget fra starten undgår man, at projekter planlægges ud fra forskellige forudsætninger.
| Begreb | Hvad det betyder | Anvendelsesområde |
|---|---|---|
| Den digitale arbejdsplads | Det bredere digitale miljø, som medarbejderne benytter, herunder værktøjer, data, processer og support | På tværs af hele virksomheden |
| Digitalt arbejdsmiljø | Den samling af apps og ressourcer, der stilles til rådighed for en enkelt medarbejder eller en bestemt rolle | Én bruger eller rolle |
| Intranet | Et internt websted med nyheder, retningslinjer og dokumenter fra virksomheden | En komponent i den digitale arbejdsplads |
Hvis et projekt beskrives som et initiativ til en digital arbejdsplads, men blot erstatter intranettet, kan det medføre, at andre problemer forbliver uløste, herunder adgangsproblemer, uensartet support og applikationer, der ikke er integreret.
Sådan fungerer digitale arbejdspladsløsninger i praksis
En digital arbejdsplads fungerer i lag, og et problem i et hvilket som helst lag kommer til udtryk som en dårlig dag for medarbejderen. Tag for eksempel en mellemstor produktionsvirksomhed med kontoransatte, konstruktører og produktionsledere.
- Enheder: Hver medarbejder får tildelt en administreret enhed, der passer til vedkommendes rolle, f.eks. en arbejdsstation til CAD-brugere eller en robust tablet til ledere.
- Identitet: ét login, beskyttet af multifaktor-autentificering, giver adgang til alle de apps, som brugeren har tilladelse til at benytte.
- Anvendelsesområder: Samarbejdsværktøjer, ERP-, PLM- og HR-systemer kan tilgås fra kontoret, hjemmet eller produktionsgulvet.
- Integration: Systemerne deler data, så en leder kan se produktionsordrer og kvalitetsadvarsler i ét overblik i stedet for fire.
- Automatisering: Rutineanmodninger, såsom adgang til en ny projektmappe, godkendes og behandles uden manuel indgriben.
- Support og overvågning: Servicedesken løser problemer, når noget går i stykker, og overvågningsværktøjerne markerer tidligt enheder, der kører langsomt, eller apps, der ikke fungerer.
Når alle seks lag fungerer, tænker lederen slet ikke på teknologien. Når integrationslaget mangler, bruger den samme leder en del af hvert vagtskifte på at kopiere tal mellem skærme.
Hvorfor virksomheder investerer i digitale arbejdspladsløsninger
Hovedårsagen er tabt tid. Hvert eneste problem med at logge ind, en langsom bærbar computer og dobbeltindtastning af data koster medarbejderne arbejdstid, som sjældent fremgår af IT-rapporterne.
Velfungerende digitale arbejdspladstjenester hjælper typisk virksomheder med:
- Kom hurtigere i gang, da enheder, konti og adgang er klar allerede inden den første arbejdsdag.
- Støt hybridarbejde og arbejde i frontlinjen, så medarbejdere i marken og på fabrikken får samme adgang som kontormedarbejderne.
- Begræns antallet af værktøjer ved at samle overlappende apps og licenser.
- Forbedr sikkerheden med ensartede identitetskontroller og opdaterede enheder på alle lokationer.
- Frigør IT-teams til mere værdiskabende arbejde ved at automatisere rutinemæssige anmodninger og supportanmodninger.
Der er nogle afvejninger. At samle værktøjerne indebærer forandringsledelse og omskoling. Managed services medfører et kontraktforhold, der kræver styring. Integration med ældre lokale systemer kan tage længere tid end de cloudbaserede dele af projektet. Intet af dette er en grund til at undgå arbejdet, men det skal indgå i planen fra starten.
Almindelige fejl i programmer for den digitale arbejdsplads
De fleste digitale arbejdspladsprogrammer, der går i stå, gør det af forudsigelige årsager.
- Designet udelukkende til kontoransatte. Medarbejdere i produktionen, på lageret og i marken må ofte nøjes med papir eller fælles terminaler.
- At anskaffe værktøjer, før man har kortlagt forløbene. En ny samarbejdspakke løser ikke en mangelfuld godkendelsesproces.
- Måling af sager i stedet for erfaring. En hurtig afslutning af en sag kan skjule, at det samme problem hele tiden dukker op igen.
- Sikkerhedsforanstaltninger tilføjes i sidste øjeblik. Eftermontering af adgangskontrol efter implementeringen medfører problemer og sikkerhedshuller.
- Integration og vedligeholdelse overses. Færdige værktøjer kan sjældent integreres med ældre ERP-, MES- eller ingeniørsystemer lige fra starten, og skræddersyede forbindelsesmoduler kræver løbende vedligeholdelse. Monarch Innovations guide til, hvad vedligeholdelse af applikationer indebærer, forklarer, hvorfor denne vedligeholdelse kræver sit eget omfang.
Internt, administreret eller hybrid: Valg af leveringsmodel
Der findes tre almindelige måder at levere digitale arbejdspladsløsninger på. Hvilken der er den rigtige, afhænger af størrelsen på dit IT-team, dets kompetencer og kompleksiteten af dit miljø.
| Model | Bedst egnet til | Den største fordel | Vigtigste begrænsning |
|---|---|---|---|
| Internt | Virksomheder med et stærkt IT-team og et stabilt miljø | Fuld kontrol og indgående forretningskendskab | Det er svært at dække alle specialer og yde support døgnet rundt |
| Fuldt administreret | Virksomheder, der ønsker forudsigelige omkostninger og dækning i stor skala | Gennemprøvede processer, værktøj og support døgnet rundt | Mindre fleksibilitet og risikoen for en standardløsning, der passer til alle |
| Hybrid | De fleste mellemstore og voksende virksomheder | Internt ejerskab med ekstern dybde, hvor det er nødvendigt | Der skal være klare grænser for, hvem der gør hvad |
I en hybridmodel er en almindelig opdeling følgende: Det interne team har ansvaret for strategi, identitetsregler og forretningsforhold, mens partnerne tager sig af enhedsadministration, overbelastning af servicedesken eller udviklingen af skræddersyede apps og integrationer.
Sådan vælger du en partner til digitale arbejdspladsløsninger
Vurder samarbejdspartnere ud fra, hvordan de vil forbedre dine medarbejderes arbejdsdag, og ikke kun ud fra omfanget af deres værktøjssortiment.
Spørg hver enkelt udbyder:
- Hvilke af de ovenfor nævnte serviceområder varetager I selv, og hvilke udliciterer I?
- Hvordan måler I succes: udelukkende på baggrund af SLA’er, eller også på baggrund af oplevelsesniveauaftaler (XLA’er)?
- Hvordan vil I integrere med vores eksisterende ERP-, ingeniør- og forretningssystemer?
- Hvordan ser jeres sikkerhedsmodel ud for fjernbrugere, underleverandører og medarbejdere i frontlinjen?
- Hvem ejer konfigurationerne, scripts, den brugerdefinerede kode og dokumentationen, når kontrakten udløber?
- Hvordan håndterer man medarbejdere i kundekontakten og medarbejdere, der ikke arbejder ved et skrivebord?
- Kan du vise et tilsvarende miljø inden for vores branche?
En partner, der kan forklare, hvordan dens tjenester passer til jeres systemer, medarbejderstab og driftskrav, er bedre rustet til at afgrænse arbejdsomfanget end en partner, der udelukkende baserer sig på generelle påstande om platformens egenskaber.
Hvor skræddersyet teknik passer ind i en digital arbejdsplads
Færdige platforme dækker de almindelige behov godt: e-mail, chat, enhedsadministration og standardbilletudstedelse. Manglerne opstår som regel dér, hvor din virksomhed adskiller sig fra alle andres.
Typiske eksempler er blandt andet en godkendelsesproces, der er knyttet til jeres egen proces for tekniske ændringer, et ledelsesdashboard, der kombinerer ERP- og fabriksdata, en selvbetjeningsportal til feltteknikere eller en intern AI-assistent, der søger i jeres egne tegninger og specifikationer. Disse kræver skræddersyet softwareudvikling og i stigende grad AI og dataengineering, der fungerer sammen med jeres eksisterende data og adgangsrettigheder.
En udbyder af administrerede arbejdspladser og en teknisk partner kan supplere hinanden, men deres ansvarsområder bør være klart definerede. En udbyder af arbejdspladser kan stå for aftalte support- og enhedsadministrationstjenester, mens en teknisk partner kan udvikle skræddersyede applikationer, integrationer og arbejdsgange. Sørg for at få bekræftet udbyderens nøjagtige ansvarsområde i stedet for at antage, at alle arbejdspladsrelaterede tjenester er inkluderet.
Sådan skaber man en digital arbejdsplads, som medarbejderne rent faktisk bruger
En vellykket digital arbejdsplads bedømmes ud fra ét kriterium: Kan medarbejderne udføre deres arbejde med færre hindringer end før? Begynd med at kortlægge de processer, der spilder mest tid, såsom onboarding, adgangsanmodninger eller skift mellem uforbundne systemer. Løs først disse problemer, mål både brugeroplevelsen og antallet af supportanmodninger, og udvid derefter indsatsen.
Monarch Innovation samarbejder med virksomheder om den tekniske side af dette arbejde: skræddersyede applikationer, systemintegration, cloud- og sikkerhedsarkitektur samt AI-værktøjer, der er udviklet på baggrund af reelle driftsdata. Hvis der er huller i jeres digitale arbejdsplads, som standardværktøjer ikke kan udfylde, er I velkomne til at drøfte jeres behov med vores tekniske team.
Er du i gang med at planlægge eller forbedre din digitale arbejdsplads?
Tal med Monarch Innovation om skræddersyede applikationer, integrationer, cloudarkitektur og sikkerhedsudvikling, der kan hjælpe dine medarbejdere med at arbejde mere smidigt.
Tal om dine krav til den digitale arbejdsplads
