Outsourcing BIM vs. BIM interno: costi, vantaggi e quale soluzione è più adatta alle tue esigenze

Outsourcing BIM vs. BIM interno: costi, vantaggi e quale soluzione è più adatta a te

Arriva un progetto con una scadenza di progettazione molto stretta, mentre il lavoro arretrato relativo al BIM è già di tre settimane. È meglio pubblicare un annuncio per assumere un altro modellista BIM e sperare che il carico di lavoro rimanga costante abbastanza a lungo da giustificarne lo stipendio, oppure affidare il lavoro in eccesso a un team esterno e sperare che la qualità regga sotto pressione?

È una domanda che prima o poi si pone in quasi tutti gli studi di architettura, ingegneria ed edilizia, e raramente ha una risposta univoca. Il modello di organico più adatto dipende dal vostro portafoglio progetti, dalla complessità del vostro ambito BIM e dall’importanza che il BIM riveste rispetto a ciò che effettivamente vendete ai clienti. Monarch Innovation collabora con aziende che si trovano su entrambi i fronti di questa decisione, pertanto questa analisi si basa su ciò che emerge effettivamente nelle discussioni relative alla definizione dell’ambito dei progetti, non solo sulla teoria.

Questa guida illustra in dettaglio quali sono i costi effettivi di un team BIM interno, quali sono quelli dell’outsourcing BIM, in quali ambiti ciascuno dei due modelli offre prestazioni migliori e come scegliere tra le due opzioni senza andare a tentoni.

01Cosa significano realmente il BIM interno e l’outsourcing del BIM

Per** "BIM interno"** si intende che lo studio impiega come dipendenti a tempo pieno i propri modellisti, coordinatori e responsabili BIM. Questi operano all'interno dei sistemi aziendali, seguono gli standard interni e sono disponibili per l'intera giornata lavorativa, indipendentemente dal carico di lavoro di modellazione previsto per quella settimana.

L'outsourcing BIM consiste nell'affidamento da parte dello studio a un fornitore esterno, sia su base progettuale che con un contratto a forfait, della realizzazione o del coordinamento dei prodotti BIM. Il fornitore mette a disposizione i propri modellisti e, spesso, le proprie licenze software, e adegua il proprio coinvolgimento in base al carico di lavoro effettivo dello studio.

La distinzione più importante non è chi si occupa della modellazione, bensì chi si fa carico dei costi fissi. Un team interno rappresenta un costo fisso, indipendentemente dal fatto che la pipeline sia piena o vuota. Un team esterno rappresenta invece un costo variabile che varia in base alla domanda.

02Il costo reale di un team BIM interno

Gli annunci di lavoro indicano uno stipendio base, ma lo stipendio base non è mai la cifra reale. L’assunzione di un professionista BIM interno con pacchetto retributivo completo comprende diversi elementi che la maggior parte dei budget tende a sottovalutare:

• Stipendio base, che varia a seconda del ruolo (modellista, coordinatore, responsabile BIM) e della regione
• Contributi previdenziali e imposte sui salari, che in genere incidono in misura significativa sullo stipendio
• Licenze software, tra cui Revit, Navisworks e qualsiasi piattaforma di coordinamento o rilevamento delle interferenze
• Hardware, poiché le postazioni di lavoro BIM richiedono specifiche tecniche superiori rispetto alle normali postazioni da ufficio
• Formazione e aggiornamento professionale, poiché gli aggiornamenti software e l’evoluzione degli standard richiedono un investimento costante
• I tempi di selezione e inserimento, che tendono a essere trascurati finché l’assunzione non va a monte
• Capacità inattiva, ovvero lo stipendio continua a essere corrisposto durante le settimane di minor lavoro tra un progetto e l’altro

È proprio quest’ultimo aspetto quello che le aziende avvertono con maggiore intensità. Un team dimensionato per un carico di lavoro medio genera pressione in termini di consegna non appena il lavoro aumenta, e comporta un costo fisso non appena il lavoro rallenta. Non c’è alcuna leva da azionare in nessuna delle due direzioni senza ricorrere ad assunzioni o licenziamenti, entrambe operazioni che richiedono tempo che la tempistica del progetto solitamente non prevede.

03Il costo reale dell'outsourcing del BIM

Il costo dei servizi BIM in outsourcing viene solitamente calcolato in uno dei tre modi seguenti:

1. Canone mensile per un servizio di assistenza dedicato, in base al quale uno studio prenota ogni mese un determinato numero di ore di lavoro di un modellista
2. Tariffazione per disegno o per foglio, comune nei fascicoli di documentazione architettonica e strutturale
3. Tariffe basate sul progetto, in cui l’ambito di intervento, i requisiti di livello di dettaglio (LOD) e i risultati finali sono stabiliti in anticipo

I prezzi riflettono generalmente il livello di complessità. I set di planimetrie semplici hanno un costo inferiore rispetto ai modelli federati con rilevamento completo delle interferenze multidisciplinari. Il lavoro di coordinamento BIM MEP tende a collocarsi nella fascia di prezzo più alta, poiché richiede la sincronizzazione dei sistemi meccanici, elettrici e idraulici all’interno di un unico modello coordinato.

Il vantaggio finanziario non consiste solo in una tariffa più bassa. Sta piuttosto nel fatto che l’outsourcing trasforma un costo fisso per il personale in un costo che varia in base alla domanda effettiva. Se per un mese non ci sono nuovi progetti, non si pagano stipendi a fronte di una produzione pari a zero.

04I vantaggi della creazione di un team BIM interno

Un team interno non è necessariamente la soluzione sbagliata per ogni azienda. Anzi, in determinate situazioni tende ad essere proprio quella giusta:

Il BIM è fondamentale per aggiudicarsi i lavori. Se la vostra azienda compete in termini di sofisticazione del proprio processo BIM, progettazione parametrica, flussi di lavoro computazionali o risultati finali per il cliente basati sul BIM, tale capacità fa parte della vostra offerta di servizi, non è solo un’attività di produzione. Svilupparla internamente, soprattutto a livello di standard e gestione, rappresenta un investimento strategico.

Il vostro flusso di lavoro è stabile e prevedibile. L’argomento dei costi fissi, spesso addotto contro l’impiego di personale interno, perde notevolmente di peso quando un’azienda ha un carico di lavoro pluriennale e di ampio volume che mantiene il team costantemente impegnato. I periodi di inattività smettono di rappresentare un rischio concreto.

È fondamentale che i cicli di feedback siano rapidi e costanti. Il personale interno lavora nella stessa stanza del team di progettazione. Le annotazioni, le domande che sorgono durante la revisione e le modifiche al progetto vengono risolte di persona, il che accorcia il ciclo tra una decisione progettuale e la sua rappresentazione BIM.

Vuoi avere il controllo diretto sugli standard. Un responsabile BIM interno può garantire il rispetto degli standard di modellazione, delle convenzioni di denominazione e dei protocolli del Common Data Environment (CDE) a livello aziendale senza doverli negoziare nel contratto con il fornitore.

05Vantaggi dell'esternalizzazione delle attività BIM

L'outsourcing risolve una serie diversa di problemi e, in queste situazioni, tende a rappresentare la scelta migliore:

Il tuo carico di lavoro è irregolare. La maggior parte delle aziende non ha un flusso di lavoro perfettamente uniforme. L'outsourcing ti permette di aumentare la capacità di modellazione nei trimestri più intensi senza dover mantenere quel personale anche nei periodi di minore attività.

Servono competenze specialistiche che non si utilizzano ogni mese. La modellazione di nuvole di punti, la pianificazione 4D, il computo metrico, l’analisi energetica, la conversione da scansione a BIM per edifici esistenti o la conversione da CAD a BIM per serie di disegni preesistenti sono tutte competenze di cui uno studio potrebbe aver bisogno occasionalmente, ma per le quali non è giustificabile assumere personale a tempo pieno.

La rapidità è più importante della vicinanza. Un partner di outsourcing competente possiede già le licenze software e dispone di personale formato sui vostri flussi di lavoro, quindi non è necessario un periodo di avviamento dedicato all’apprendimento degli strumenti. Inoltre, i team più numerosi dei fornitori comportano un minor rischio di “punto singolo di guasto”. L’assenza di una sola persona per malattia non blocca la consegna del prodotto.

Si desidera trasformare i costi fissi in spese flessibili. Per le aziende che operano con margini ridotti, il passaggio della produzione BIM da una voce del libro paga a una voce dei costi di progetto rappresenta un cambiamento significativo in termini di flessibilità finanziaria.

06Errori comuni commessi dalle aziende nella scelta

Confrontare lo stipendio con la tariffa oraria senza considerare i costi aggiuntivi di entrambi. Un confronto basato sullo stipendio base non tiene conto, da un lato, dei benefici, del software, dell’hardware e dei tempi di inattività e, dall’altro, dello “scope creep” o dei cicli di revisione. Confrontate i costi complessivi, non le cifre nominali.

Esternalizzazione dei fattori chiave di differenziazione. Se è proprio il livello di sofisticazione del BIM a farti conquistare i clienti, esternalizzare l’intera funzione può minare progressivamente e in modo impercettibile le competenze che contraddistinguono il tuo studio.

Gestire tutto internamente per abitudine. Alcune aziende tendono automaticamente ad assumere personale perché lo ritengono più sicuro, anche quando il carico di lavoro non giustifica una posizione a tempo pieno e i soli costi del software basterebbero a coprire diversi mesi di lavoro in outsourcing.

Scegliere un fornitore senza verificare la compatibilità con il flusso di lavoro. Un fornitore che non sia in grado di operare all’interno del proprio CDE, di seguire il proprio Piano di esecuzione BIM (BEP) o di soddisfare i propri requisiti di LOD creerà più oneri di coordinamento di quanti ne elimini, indipendentemente dal prezzo.

Considerarla come una decisione definitiva, del tipo “tutto o niente”. I modelli di organico possono e devono cambiare al variare del flusso di progetti e del mix di progetti.

07Quadro decisionale: quale modello è più adatto alla tua azienda

Rispondi con sincerità a queste domande prima di prendere una decisione:

1. La vostra pipeline di progetti è stabile e prevedibile, oppure è soggetta a fluttuazioni significative? Una pipeline stabile e con volumi elevati favorisce la gestione interna. Una pipeline soggetta a fluttuazioni favorisce l’outsourcing.
2. La sofisticatezza del BIM fa parte di ciò che proponete ai clienti? Se sì, mantenete interno il lavoro a livello strategico e di standard, anche se esternalizzate il volume di produzione.
3. Hai bisogno di competenze specialistiche solo occasionalmente? La modellazione di nuvole di punti, il BIM 4D/5D o il coordinamento MEP, attività che si presentano poche volte all’anno, raramente giustificano l’assunzione di un dipendente a tempo pieno.
4. La vostra azienda è in grado di far fronte ai costi salariali inattivi durante i periodi di calma? Se un mese di scarsi affari dovesse mettere a dura prova il flusso di cassa, i costi fissi interni rappresenterebbero un rischio concreto.
5. Di quanto controllo quotidiano hai realisticamente bisogno? Le fasi di progettazione complesse e in rapida evoluzione traggono vantaggio dal coordinamento diretto. La documentazione ben definita e il lavoro di produzione si prestano bene all’affidamento a un team esterno.

La maggior parte delle aziende non si colloca chiaramente da una parte o dall'altra, ma adotta un modello ibrido.

08Il modello ibrido: combinare entrambi gli approcci

La soluzione più comune per le aziende del settore AEC in crescita non consiste nello scegliere tra risorse interne o esternalizzate. Si tratta piuttosto di gestire un piccolo team interno responsabile degli standard, del coordinamento e della strategia BIM rivolta ai clienti, mentre un partner esterno si occupa del volume di produzione, della capacità di gestione dei picchi di lavoro e di ambiti specialistici come lo “scan-to-BIM” o il coordinamento MEP.

Questa struttura consente di mantenere il know-how aziendale e il controllo della qualità all’interno dell’azienda, eliminando al contempo i costi fissi legati al personale necessario per far fronte ai picchi di domanda. Offre inoltre alle aziende la possibilità di testare un rapporto di outsourcing su ambiti a basso rischio prima di estenderlo ai servizi fondamentali.

09Creare un modello di organico BIM in linea con il proprio portafoglio progetti

Non esiste una risposta universale alla domanda “interna o in outsourcing?”, ma solo la risposta giusta per il portafoglio ordini, il mix di progetti e le priorità strategiche della vostra azienda. Ciò che conta è prendere la decisione in modo ponderato, tenendo conto di tutti i costi, piuttosto che optare automaticamente per il modello che sembra più familiare.

Le soluzioni AEC e BIM di Monarch Innovation coprono la produzione BIM in ambito architettonico, strutturale e MEP, la conversione da scansione a BIM e da CAD a BIM, offrendo alle aziende una capacità di modellazione flessibile che si adatta al carico di lavoro senza richiedere l’assunzione di personale fisso. Se state valutando le opzioni per un progetto imminente o analizzando il vostro attuale modello di gestione del personale BIM, contattate Monarch Innovation: esamineremo insieme il vostro ambito specifico per aiutarvi a capire in quali casi l’outsourcing sia opportuno e in quali no.

Se al momento state valutando se ampliare il vostro team BIM o avvalervi di un supporto esterno per un progetto imminente, Monarch Innovation può aiutarvi a definire l’ambito di lavoro e a individuare il modello più adatto alle vostre esigenze. Contattate il nostro team per discutere del vostro progetto.

10Domande frequenti

L'outsourcing del BIM è più conveniente rispetto all'assunzione di un team BIM interno?

Di solito risulta più conveniente su base progettuale, poiché non si devono sostenere i costi relativi a stipendi, benefit, software e hardware durante i periodi di minor lavoro. Il risparmio dipende in larga misura dalla regolarità del carico di lavoro. Uno studio con esigenze BIM costanti e di ampio volume potrebbe constatare che il divario di costo si riduce se si confrontano i costi dell’outsourcing con quelli di un team interno pienamente operativo.

Come posso decidere se affidarmi all’outsourcing BIM o a una soluzione BIM interna per la mia azienda?

Parti dalla tua pipeline. Se il tuo carico di lavoro è costante e il livello di sofisticazione del BIM è fondamentale per acquisire nuovi clienti, è opportuno gestire il tutto internamente. Se invece il carico di lavoro è variabile o hai bisogno di competenze specialistiche solo occasionalmente, l’outsourcing è solitamente la soluzione più adatta. Molte aziende finiscono per adottare un modello ibrido che combina entrambe le opzioni.

Quali attività sono più adatte ai servizi BIM in outsourcing?

Le attività che richiedono un elevato impegno produttivo, come la modellazione architettonica e strutturale, il coordinamento MEP, la conversione da scansione a BIM, la conversione da CAD a BIM e il computo metrico, si prestano bene all'esternalizzazione, soprattutto quando l'ambito di intervento e i requisiti di LOD sono chiaramente definiti fin dall'inizio.

Un team BIM esterno è in grado di operare nel rispetto del nostro Piano di Esecuzione BIM e degli standard esistenti?

Un fornitore competente dovrebbe essere in grado di operare all'interno del vostro Ambiente Comune di Dati (Common Data Environment), seguire il vostro Piano di Esecuzione BIM e soddisfare il livello di sviluppo richiesto. Verificate questo aspetto durante la valutazione dei fornitori, poiché eventuali discrepanze in questo ambito comportano un carico di lavoro di coordinamento maggiore di quello che consentono di risparmiare.

Affidare il BIM a terzi significa rinunciare al controllo sulla qualità?

Non se il rapporto è strutturato correttamente. Una chiara definizione dell’ambito di intervento, punti di controllo ben definiti e un fornitore esperto nella vostra disciplina e nei requisiti LOD garantiscono una qualità costante. Molte aziende si avvalgono di un revisore interno o di un responsabile BIM proprio per mantenere il controllo di qualità sui risultati forniti dall’esterno.

Che cos’è un modello ibrido di gestione del personale nel settore BIM?

Un modello ibrido prevede che un piccolo team interno si occupi degli standard, del coordinamento e della strategia BIM rivolta ai clienti, mentre un partner esterno gestisce i volumi di produzione e gli ambiti di specializzazione. Si tratta della struttura più diffusa tra gli studi AEC in crescita, poiché garantisce un equilibrio tra controllo e flessibilità.

Quanto costa realmente un team BIM interno, considerando tutte le spese?

Oltre allo stipendio base, il costo effettivo comprende i benefici accessori, i contributi previdenziali, le licenze software, l’hardware delle postazioni di lavoro, la formazione e i tempi di inattività durante le fasi di rallentamento dei progetti. Le aziende rimangono spesso sorprese da quanto sia più elevato il costo complessivo rispetto alla sola cifra dello stipendio.