BIM-Outsourcing vs. internes BIM: Kosten, Vorteile und welche Lösung die richtige für Sie ist

BIM-Outsourcing vs. internes BIM: Kosten, Vorteile und welche Lösung die richtige für Sie ist

Ein Projekt kommt mit einer knappen Planungsfrist herein, und der BIM-Rückstand beträgt bereits drei Wochen. Schalten Sie eine Stellenanzeige für einen weiteren BIM-Modellierer und hoffen Sie, dass das Arbeitsaufkommen lange genug konstant bleibt, um das Gehalt zu rechtfertigen, oder vergeben Sie den Überhang an ein externes Team und hoffen Sie, dass die Qualität auch unter Druck stimmt?

Diese Frage taucht irgendwann in fast jedem Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen auf, und es gibt selten eine eindeutige Antwort darauf. Das richtige Personalmodell hängt von Ihrer Projektpipeline, der Komplexität Ihres BIM-Umfangs und davon ab, inwieweit BIM für das, was Sie Ihren Kunden tatsächlich verkaufen, von zentraler Bedeutung ist. Monarch Innovation arbeitet mit Unternehmen auf beiden Seiten dieser Entscheidung zusammen, daher stützt sich diese Aufschlüsselung auf das, was tatsächlich in Gesprächen zur Projektabgrenzung zur Sprache kommt, und nicht nur auf Theorie.

Dieser Leitfaden erläutert, wie hoch die tatsächlichen Kosten für ein internes BIM-Team sind, wie hoch die tatsächlichen Kosten für das BIM-Outsourcing sind, in welchen Bereichen die jeweiligen Modelle jeweils besser abschneiden und wie man sich ohne Spekulationen zwischen beiden Optionen entscheiden kann.

01Was „Inhouse-BIM“ und „BIM-Outsourcing“ eigentlich bedeuten

„Inhouse-BIM“ bedeutet, dass das Unternehmen eigene BIM-Modellierer, Koordinatoren und Manager als Vollzeitmitarbeiter beschäftigt. Diese arbeiten innerhalb der firmeneigenen Systeme, halten sich an interne Standards und stehen den ganzen Arbeitstag über zur Verfügung, unabhängig davon, wie viel Modellierungsarbeit in der jeweiligen Woche anfällt.

Unter** BIM-Outsourcing** versteht man, dass das Unternehmen einen externen Dienstleister entweder projektbezogen oder auf Basis eines Rahmenvertrags beauftragt, BIM-Ergebnisse zu erstellen oder zu koordinieren. Der Dienstleister stellt seine eigenen Modellierer und häufig auch seine eigenen Softwarelizenzen zur Verfügung und passt seinen Einsatz je nach der tatsächlichen Arbeitsauslastung des Unternehmens an.

Der entscheidende Unterschied liegt nicht darin, wer die Modellierung durchführt, sondern wer die Fixkosten trägt. Ein internes Team verursacht Fixkosten, unabhängig davon, ob die Pipeline voll oder leer ist. Ein ausgelagertes Team verursacht variable Kosten, die sich je nach Nachfrage ändern.

02Die tatsächlichen Kosten eines internen BIM-Teams

In Stellenanzeigen wird zwar ein Grundgehalt angegeben, doch dieses entspricht niemals dem tatsächlichen Betrag. Die Einstellung eines voll qualifizierten internen BIM-Mitarbeiters umfasst mehrere Kostenfaktoren, die in den meisten Budgets unterschätzt werden:

• Grundgehalt, das je nach Funktion (Modellierer, Koordinator, BIM-Manager) und Region variiert
• Sozialleistungen und Lohnsteuern, die in der Regel einen erheblichen Prozentsatz auf das Gehalt aufschlagen
• Softwarelizenzen, darunter Revit, Navisworks sowie alle Plattformen für die Koordination oder Kollisionserkennung
• Hardware, da BIM-Arbeitsplätze höhere Anforderungen an die technische Ausstattung stellen als herkömmliche Bürocomputer
• Schulungen und Weiterbildungen, da Software-Updates und sich weiterentwickelnde Standards kontinuierliche Investitionen erfordern
• Die Zeit für die Personalbeschaffung und die Einarbeitung – etwas, das man leicht übersieht, bis eine Einstellung doch noch scheitert
• Leerlaufkapazität, d. h., das Gehalt wird auch in ruhigen Wochen zwischen den Projekten weitergezahlt

Gerade dieser letzte Punkt macht Unternehmen am meisten zu schaffen. Ein Team, dessen Größe auf ein durchschnittliches Arbeitsaufkommen ausgelegt ist, gerät bei Arbeitsspitzen unter Leistungsdruck und verursacht bei Arbeitsrückgängen Fixkosten. Es gibt keine Möglichkeit, in die eine oder andere Richtung zu reagieren, ohne neue Mitarbeiter einzustellen oder Entlassungen vorzunehmen – beides Vorgänge, für die im Projektzeitplan in der Regel keine Zeit vorgesehen ist.

03Die tatsächlichen Kosten des BIM-Outsourcings

Die Preise für ausgelagerte BIM-Arbeiten werden in der Regel auf eine der folgenden drei Arten festgelegt:

1. Monatliche Pauschale für dedizierten Support, bei der ein Unternehmen jeden Monat eine festgelegte Anzahl an Modellierer-Stunden bucht
2. Preisgestaltung pro Zeichnung oder pro Blatt, wie sie bei Architektur- und Statikunterlagen üblich ist
3. Projektbezogene Honorare, bei denen der Umfang, die Anforderungen an den Detaillierungsgrad (LOD) und die zu erbringenden Leistungen im Voraus festgelegt werden

Die Preisgestaltung spiegelt in der Regel den Komplexitätsgrad wider. Einfache Grundrisspakete sind kostengünstiger als vernetzete Modelle mit umfassender, fachübergreifender Kollisionsprüfung. Die BIM-Koordination im Bereich MEP (Mechanik, Elektrik und Sanitär) liegt tendenziell im höheren Preissegment, da hierfür die Abstimmung der mechanischen, elektrischen und sanitären Anlagen innerhalb eines einzigen koordinierten Modells erforderlich ist.

Der finanzielle Vorteil besteht nicht nur in einem niedrigeren Tarif. Vielmehr verwandelt das Outsourcing feste Personalkosten in Kosten, die sich an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Wenn einen Monat lang keine Aufträge hereinkommen, fallen keine Gehälter für nicht erbrachte Leistungen an.

04Vorteile des Aufbaus eines internen BIM-Teams

Ein internes Team ist nicht für jedes Unternehmen die falsche Lösung. In bestimmten Situationen ist es oft die richtige Wahl:

BIM spielt eine zentrale Rolle dabei, wie Sie Aufträge gewinnen. Wenn sich Ihr Unternehmen durch die Ausgereiftheit seiner BIM-Prozesse, parametrisches Design, computergestützte Arbeitsabläufe oder BIM-basierte Kundenleistungen von der Konkurrenz abhebt, ist diese Kompetenz Teil Ihres Leistungsangebots und nicht nur eine reine Produktionsaufgabe. Der interne Aufbau dieser Kompetenz, insbesondere auf der Ebene der Standards und des Managements, ist eine strategische Investition.

Ihre Arbeitsauslastung ist stabil und vorhersehbar. Das Argument der Fixkosten gegen die Beschäftigung eigener Mitarbeiter verliert erheblich an Gewicht, wenn ein Unternehmen über mehrjährige, umfangreiche Aufträge verfügt, die ein Team kontinuierlich auslasten. Leerlaufzeiten stellen dann kein echtes Risiko mehr dar.

Enge, kontinuierliche Rückkopplungsschleifen sind entscheidend. Die internen Mitarbeiter sitzen im selben Raum wie das Designteam. Anmerkungen, Fragen während der Begutachtung und Designänderungen werden persönlich geklärt, was die Zeitspanne zwischen einer Designentscheidung und ihrer Darstellung im BIM verkürzt.

Sie möchten direkten Einfluss auf die Standards nehmen. Ein interner BIM-Manager kann unternehmensweite Modellierungsstandards, Namenskonventionen und Protokolle für die gemeinsame Datenumgebung (Common Data Environment, CDE) durchsetzen, ohne diese in einem Lieferantenvertrag aushandeln zu müssen.

05Vorteile der Auslagerung von BIM-Arbeiten

Outsourcing löst eine andere Art von Problemen und ist in solchen Situationen in der Regel die bessere Wahl:

Ihre Arbeitsauslastung ist ungleichmäßig. Die meisten Unternehmen haben keine vollkommen gleichmäßige Auftragslage. Durch Outsourcing können Sie in einem arbeitsreichen Quartal zusätzliche Modellierungskapazitäten hinzuziehen, ohne diese Mitarbeiterzahl in einem ruhigen Quartal weiterbeschäftigen zu müssen.

Sie benötigen spezielle Fachkenntnisse, die Sie nicht jeden Monat einsetzen. Punktwolkenmodellierung, 4D-Terminplanung, Aufmaß, Energieanalyse, die Umwandlung von Scans in BIM-Modelle für Bestandsgebäude oder die Umwandlung von CAD-Zeichnungen in BIM-Modelle für ältere Zeichnungssätze – all dies sind Fähigkeiten, die ein Unternehmen gelegentlich benötigen könnte, für die sich die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters jedoch nicht rechtfertigt.

Geschwindigkeit ist wichtiger als räumliche Nähe. Ein kompetenter Outsourcing-Partner verfügt bereits über die erforderlichen Softwarelizenzen und Mitarbeiter, die in Ihren Arbeitsabläufen geschult sind, sodass keine Einarbeitungszeit für das Erlernen neuer Tools erforderlich ist. Größere Anbieterteams bedeuten zudem ein geringeres Risiko eines Single-Point-of-Failure. Wenn eine Person krankheitsbedingt ausfällt, verzögert sich die Fertigstellung des Projekts nicht.

Sie möchten Fixkosten in flexible Ausgaben umwandeln. Für Unternehmen, die mit knappen Margen arbeiten, bedeutet die Umstellung der BIM-Produktion von einer Lohnkostenposition auf eine Projektkostenposition eine bedeutende Verbesserung der finanziellen Flexibilität.

06Häufige Fehler, die Unternehmen bei der Auswahl begehen

Vergleich von Gehalt und Stundensatz, ohne die jeweiligen Zahlen um Nebenkosten zu ergänzen. Bei einem reinen Vergleich der Grundgehälter werden einerseits Sozialleistungen, Software, Hardware und Leerlaufzeiten außer Acht gelassen, andererseits werden Scope Creep und Überarbeitungszyklen nicht berücksichtigt. Vergleichen Sie die Gesamtkosten, nicht die reinen Zahlen.

Auslagerung von Kernkompetenzen. Wenn es gerade der hohe BIM-Kompetenzgrad ist, der Ihnen Kunden verschafft, kann die Auslagerung des gesamten Bereichs das Fachwissen, das Ihr Unternehmen auszeichnet, still und leise untergraben.

Aus Gewohnheit wird alles intern abgewickelt. Manche Unternehmen greifen standardmäßig auf Festanstellungen zurück, weil ihnen das sicherer erscheint – selbst wenn die Arbeitslast keine Vollzeitstelle rechtfertigt und allein die Softwarekosten bereits mehrere Monate ausgelagerter Arbeit finanzieren würden.

Die Auswahl eines Anbieters, ohne die Eignung für die Arbeitsabläufe zu prüfen. Ein Anbieter, der nicht in Ihre CDE integriert werden kann, Ihren BIM-Ausführungsplan (BEP) nicht befolgen kann oder Ihre LOD-Anforderungen nicht erfüllt, verursacht mehr Koordinationsaufwand, als er einspart – unabhängig vom Preis.

Dies als eine endgültige „Alles-oder-nichts“-Entscheidung zu betrachten. Personalmodelle können und sollten sich ändern, wenn sich die Pipeline und die Projektzusammensetzung ändern.

07Entscheidungsrahmen: Welches Modell passt zu Ihrem Unternehmen?

Geh diese Fragen ehrlich durch, bevor du eine Entscheidung triffst:

1. Ist Ihre Projektpipeline stabil und vorhersehbar oder unterliegt sie starken Schwankungen? Bei stabilen und umfangreichen Projekten spricht vieles für die interne Abwicklung. Bei Schwankungen spricht vieles für das Outsourcing.
2. Ist der hohe BIM-Reifegrad Teil Ihres Verkaufsarguments gegenüber Kunden? Wenn ja, sollten Sie die strategische Arbeit und die Festlegung von Standards intern behalten, auch wenn Sie den Produktionsaufwand auslagern.
3. Benötigen Sie spezielle Fachkenntnisse nur gelegentlich? Punktwolkenmodellierung, 4D/5D-BIM oder die MEP-Koordination, die nur ein paar Mal im Jahr anfallen, rechtfertigen selten die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters.
4. Kann Ihr Unternehmen in schwachen Zeiten die Kosten für ungenutzte Arbeitskräfte auffangen? Wenn ein schwacher Monat den Cashflow belasten würde, stellen feste interne Kosten ein echtes Risiko dar.
5. Wie viel tägliche Betreuung benötigen Sie realistisch gesehen? Komplexe, schnelllebige Entwurfsphasen profitieren von einer persönlichen Koordination. Gut umrissene Dokumentations- und Produktionsaufgaben lassen sich gut an ein ausgelagertes Team übertragen.

Die meisten Unternehmen lassen sich nicht eindeutig einer Seite zuordnen. Sie entscheiden sich für ein Hybridmodell.

08Das Hybridmodell: Eine Kombination beider Ansätze

Für wachsende AEC-Unternehmen besteht die häufigste Lösung nicht darin, sich zwischen einer internen oder einer externen Lösung zu entscheiden. Vielmehr betreiben sie ein kleines internes Team, das für Standards, Koordination und die kundenorientierte BIM-Strategie zuständig ist, während ein externer Partner das Produktionsvolumen, Überlaufkapazitäten und Spezialaufgaben wie „Scan-to-BIM“ oder die MEP-Koordination übernimmt.

Diese Struktur sorgt dafür, dass das institutionelle Wissen und die Qualitätskontrolle im Unternehmen verbleiben, während gleichzeitig die Fixkosten für Personal in Zeiten hoher Nachfrage entfallen. Außerdem bietet sie Unternehmen die Möglichkeit, eine Outsourcing-Beziehung zunächst in Bereichen mit geringerem Risiko zu testen, bevor sie auf Kernleistungen ausgeweitet wird.

09Entwicklung eines BIM-Personalmodells, das zu Ihrem Projektportfolio passt

Auf die Frage „Eigenbearbeitung oder Outsourcing?“ gibt es keine allgemeingültige Antwort, sondern nur die richtige Lösung für die Auftragslage, den Projektmix und die strategischen Prioritäten Ihres Unternehmens. Entscheidend ist, dass Sie die Entscheidung wohlüberlegt treffen und dabei die Gesamtkosten berücksichtigen, anstatt sich einfach für das Modell zu entscheiden, das Ihnen vertrauter erscheint.

Die AEC- und BIM-Lösungen von Monarch Innovation decken die BIM-Erstellung in den Bereichen Architektur, Tragwerksplanung und Haustechnik sowie die Konvertierung von Scan-to-BIM und CAD-to-BIM ab und bieten Unternehmen flexible Modellierungskapazitäten, die sich an das Auftragsvolumen anpassen lassen, ohne dass zusätzliches festangestelltes Personal eingestellt werden muss. Wenn Sie Ihre Optionen für ein anstehendes Projekt abwägen oder Ihr aktuelles BIM-Personalmodell bewerten, wenden Sie sich an Monarch Innovation. Wir gehen gemeinsam Ihren konkreten Projektumfang durch und helfen Ihnen dabei, herauszufinden, wo Outsourcing sinnvoll ist und wo nicht.

Wenn Sie derzeit überlegen, ob Sie Ihr BIM-Team vergrößern oder für ein anstehendes Projekt externe Unterstützung hinzuziehen sollen, kann Monarch Innovation Ihnen dabei helfen, den Arbeitsumfang zu ermitteln und herauszufinden, welches Modell am besten zu Ihrer Projektpipeline passt. Kontaktieren Sie unser Team, um Ihr Projekt zu besprechen.

10Häufig gestellte Fragen

Ist das Outsourcing von BIM kostengünstiger als die Einstellung eines internen BIM-Teams?

Pro Projekt gesehen ist dies in der Regel kostengünstiger, da in Zeiten mit geringem Arbeitsaufkommen keine Kosten für Gehälter, Sozialleistungen, Software und Hardware anfallen. Die Einsparungen hängen stark davon ab, wie gleichmäßig Ihre Auslastung ist. Für ein Unternehmen mit stetigem, hohem BIM-Bedarf kann sich der Kostenunterschied verringern, wenn man die Outsourcing-Kosten mit denen eines voll ausgelasteten internen Teams vergleicht.

Wie entscheide ich mich für mein Unternehmen zwischen BIM-Outsourcing und internem BIM?

Beginnen Sie mit Ihrer Pipeline. Wenn Ihr Arbeitsaufkommen konstant ist und der Reifegrad Ihres BIM-Konzepts entscheidend dafür ist, wie Sie Kunden gewinnen, ist eine interne Abwicklung sinnvoll. Wenn Ihr Arbeitsaufkommen schwankt oder Sie gelegentlich spezielle Fachkenntnisse benötigen, ist Outsourcing in der Regel die bessere Wahl. Viele Unternehmen nutzen letztendlich beides in einem Hybridmodell.

Welche Aufgaben eignen sich am besten für ausgelagerte BIM-Dienstleistungen?

Arbeitsintensive Aufgaben wie die Architektur- und Tragwerksmodellierung, die MEP-Koordination, die Umwandlung von Scans in BIM, die Umwandlung von CAD in BIM sowie die Aufmaßerstellung lassen sich gut auslagern, insbesondere wenn der Umfang und die LOD-Anforderungen im Vorfeld klar definiert sind.

Kann ein externes BIM-Team im Rahmen unseres bestehenden BIM-Ausführungsplans und unserer Standards arbeiten?

Ein kompetenter Anbieter sollte in der Lage sein, in Ihrer gemeinsamen Datenumgebung zu arbeiten, Ihren BIM-Ausführungsplan einzuhalten und den von Ihnen geforderten Entwicklungsgrad zu erfüllen. Vergewissern Sie sich dessen im Rahmen der Anbieterbewertung, da Unstimmigkeiten in diesem Bereich mehr Koordinationsaufwand verursachen, als sie einsparen.

Bedeutet das Auslagern von BIM, dass man die Kontrolle über die Qualität aufgibt?

Nicht, wenn die Zusammenarbeit richtig strukturiert ist. Eine klare Definition des Leistungsumfangs, festgelegte Prüfzeitpunkte und ein Dienstleister, der über Erfahrung in Ihrem Fachgebiet und mit den LOD-Anforderungen verfügt, sorgen für eine gleichbleibende Qualität. Viele Unternehmen beschäftigen eigens einen internen Prüfer oder BIM-Manager, um die Qualitätskontrolle über ausgelagerte Leistungen sicherzustellen.

Was ist ein hybrides BIM-Personalmodell?

Bei einem Hybridmodell ist ein kleines internes Team für Standards, Koordination und die kundenorientierte BIM-Strategie zuständig, während ein externer Partner das Produktionsvolumen und spezielle Aufgabenbereiche übernimmt. Diese Struktur ist bei wachsenden AEC-Unternehmen am weitesten verbreitet, da sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kontrolle und Flexibilität bietet.

Wie viel kostet ein internes BIM-Team wirklich, wenn man alle Kosten einbezieht?

Über das Grundgehalt hinaus umfassen die tatsächlichen Kosten Sozialleistungen, Lohnsteuern, Softwarelizenzen, Hardware für Arbeitsplätze, Schulungen sowie Leerlaufzeiten in ruhigeren Projektphasen. Unternehmen sind oft überrascht, wie viel höher die Gesamtkosten im Vergleich zum reinen Gehalt sind.