Sådan udvider du den tekniske kapacitet uden at udvide dit interne team

En teknisk vicepræsident modtager en plan med tre nye initiativer og et ansættelsesstop i samme kvartal. En teknisk direktør må se en kritisk udgivelse blive forsinket, fordi to seniorudviklere er begravet i vedligeholdelsesarbejde i stedet for at arbejde på nye funktioner. Begge står over for det samme underliggende problem: Arbejdsmængden er vokset hurtigere end teamet, og at ansætte fast personale er hverken en realistisk eller hurtig nok løsning. At skalere den tekniske kapacitet uden at udvide det interne team betyder, at man skal hente de rigtige tekniske kompetencer ind i den rigtige periode uden at forpligte sig til omkostningerne, tidsplanen og de langsigtede omkostninger, der følger med nye fuldtidsansættelser.

Det handler ikke blot om »outsourcing kontra ansættelse«. Ledere inden for ingeniørbranchen har i dag flere forskellige muligheder for at udvide kapaciteten, og hver enkelt passer til et bestemt behov. Vælger man den forkerte, ender projekterne med netop de problemer, som teamene forsøgte at undgå: viden, der forsvinder ud af døren, svag kontrol og en regning, der ikke ligner det oprindelige overslag. Denne guide gennemgår de vigtigste kapacitetsmuligheder, hvordan de rent faktisk kan sammenlignes, og hvordan man finder den model, der passer bedst til ens situation, inden man forpligter sig til én.

01​Hvordan kan man udvide den tekniske kapacitet uden at ansætte flere fuldtidsmedarbejdere?

Ingeniørteams kan udvide kapaciteten ved hjælp af personaleudvidelse, dedikerede ingeniørteams, freelance-konsulenter eller projektbaseret outsourcing. Den rigtige model afhænger af, hvor længe kapaciteten er nødvendig, hvilke tekniske kompetencer der kræves, omfanget af den interne kontrol, der er til rådighed, samt hvor følsom den pågældende intellektuelle ejendomsret er.

02​Hvem er denne vejledning beregnet til?

Denne vejledning er rettet mod CTO’er, vicepræsidenter for teknik, tekniske ledere, produktchefer og tekniske stiftere, der har brug for yderligere teknisk kapacitet uden at forpligte sig til fastansatte medarbejdere.

03Hvorfor udviklerteams har brug for kapacitet uden at ansætte flere medarbejdere

At ansætte en fuldtidsingeniør er en proces, der strækker sig over flere måneder, selv når markedet er gunstigt, og det medfører faste omkostninger, der ikke forsvinder, når projektet afsluttes. Der er nogle få tilbagevendende situationer, der tydeligt viser denne uoverensstemmelse:

• Ujævn efterspørgsel i henhold til projektplanen. Et produktteam kan have brug for seks ekstra ingeniører til en fire måneders intensiv indsats og kun én eller to resten af året, hvilket gør fastansættelser til dækning af spidsbelastninger unødvendige.
• Særlige eller kortvarige kompetencebehov. Et team, der udvikler et IoT-produkt, kan have brug for ekspertise inden for indbygget firmware i en bestemt fase af projektet, men måske ikke have behov for noget lignende i et helt år.
• Begrænsninger i budgetcyklussen. Mange organisationer godkender projektbaserede udgifter til ingeniørarbejde lettere end nye faste lønposter, især når der allerede er indført ansættelsesstop.
• Pres i forbindelse med markedsføringstid. Teams har ofte brug for at udvide kapaciteten inden for få uger i stedet for de måneder, det normalt tager at rekruttere en fuldtidsmedarbejder.

Arbejdsmarkedsanalysefirmaer, herunder ManpowerGroup, har i flere år i træk peget på kvalificerede tekniske og ingeniørmæssige medarbejdere som en af de kategorier, hvor det er sværest at rekruttere. Denne mangel er en væsentlig årsag til, at fleksible kapacitetsmodeller er blevet et standardværktøj for ledere inden for ingeniørbranchen i stedet for blot at være en midlertidig løsning.

045 måder at udvide den tekniske kapacitet på uden at ansætte flere medarbejdere

De fleste ledere inden for ingeniørbranchen ender med at vælge mellem fem modeller, hvor de ofte kombinerer flere af dem, afhængigt af opgavetypen.

• Traditionel intern ansættelse giver dig fuld kontrol og langsigtet kontinuitet, men det tager tid at udvide og nedskalere, og det medfører faste lønninger, personalegoder og ledelsesomkostninger uanset arbejdsmængden.
• Freelance- eller konsulentplatforme er nemme at få adgang til og fleksible, når det drejer sig om veldefinerede, korte opgaver, men kvaliteten og pålideligheden varierer fra person til person, og det kan medføre integrations- og kommunikationsproblemer at koordinere flere uafhængige freelancere på ét projekt.
• Med personaleudvidelse tilføjes enkelte ingeniører til jeres eksisterende team og arbejdsgange, hvilket fungerer godt, når I har et stærkt internt teknisk lederskab og blot har brug for flere medarbejdere med en bestemt kompetence.
• Et dedikeret ingeniørteam, der på løbende basis stilles til rådighed via en partner som f.eks. Monarch Innovations digitale ingeniørtjenester, fungerer som en forlængelse af din organisation, med ingeniører, der følger dit produkt gennem flere faser i stedet for at skifte ind og ud.
• Ved projektbaseret outsourcing overdrages et leveranceomfang med klart afgrænsede rammer til et eksternt team, der varetager arbejdet fra start til slut. Denne model egner sig bedre til et veldefineret projekt med en kendt start- og slutdato end til et kapacitetsbehov af åben karakter.

Sammenligning af tekniske kapacitetsmodeller

05Sådan finder du ud af, hvilken model der passer bedst til din situation

Valget af den rigtige model afhænger ikke så meget af omkostningerne alene, men snarere af, hvor længe du har brug for kapaciteten, hvor specialiseret kompetencen er, og hvor meget tilsyn du realistisk set kan yde. Fire faktorer spiller den største rolle i denne beslutning:

1. Varighed. En kortvarig spidsbelastning på tre måneder kræver en anden løsning end en løbende produktplan på 18 måneder. Den første situation egner sig ofte til personaleudvidelse eller outsourcing af projekter, mens den anden typisk kræver et dedikeret team, der kan bevare sammenhængen mellem de forskellige faser.
2. Faglig specialisering. Meget specifikke fagområder, såsom indlejret firmware eller mekanisk design med omfattende brug af CAD, er sværere at finde via generelle freelanceplatforme og lettere at finde via en samarbejdspartner, der allerede har den pågældende kompetence internt.
3. IP-bevidsthed. En partner, der arbejder med en proprietær produktarkitektur, bør kunne tale konkret om IP-beskyttelse og datahåndtering og ikke blot nævne sikkerhed i forbifarten.
4. Tilsynskapacitet. Ved personaleudvidelse er der brug for en intern teknisk leder, der kan styre det daglige arbejde, mens der opbygges et dedikeret team, der kan fungere med mindre dagligt tilsyn, da partneren internt varetager overvågningen af ydeevne og kontinuitet.

En nyttig test, inden du vælger en model: Hvis du ikke kan beskrive, hvor længe du vil have brug for denne kapacitet, og hvor tæt den skal integreres med dit interne team, er du endnu ikke klar til at vælge en model, men kun en leverandør.

06Hvilken kapacitetsmodel for ingeniørarbejde bør du vælge?

Vælg personaleudvidelse, hvis

• I har allerede en teknisk leder, der kan lede de ekstra ingeniører.
• Du ved, hvilke specifikke kompetencer eller roller der mangler.
• Eksterne ingeniører skal arbejde inden for rammerne af jeres eksisterende værktøjer, processer og teamstruktur.
• Behovet for arbejdskraft er midlertidigt eller knyttet til en bestemt kompetencekløft.

Vælg et dedikeret ingeniørteam, hvis

• Udviklingen er i gang, og kravene vil sandsynligvis ændre sig.
• Der er behov for kontinuitet på tværs af flere udviklingsfaser.
• Det er vigtigt at bevare den produktmæssige og tekniske sammenhæng.
• Jeres interne team har ikke kapacitet nok til at varetage den daglige ledelse af alle eksterne ingeniører.

Vælg projektbaseret outsourcing, hvis

• Kravene og leverancerne er klart defineret.
• Projektet har en fastsat start- og slutdato.
• I ønsker, at den eksterne partner skal stå for hele leveringsprocessen fra start til slut.
• Det er usandsynligt, at kravene vil ændre sig væsentligt under gennemførelsen.

07Personaleudvidelse kontra dedikeret ingeniørteam

Med personaleudvidelse tilføjes enkelte ingeniører til dit eksisterende team og dine eksisterende processer, hvilket gør det til et godt valg, når du allerede har en intern teknisk ledelse og har brug for specifikke kompetencer eller ekstra arbejdskraft. Et dedikeret ingeniørteam fungerer som en mere fuldstændig forlængelse af din organisation og sikrer større kontinuitet på tværs af flere faser i et produkt under udvikling.

08Et dedikeret ingeniørteam kontra projektbaseret outsourcing

Et dedikeret team af ingeniører er generelt bedre egnet til løbende udvikling, hvor krav, prioriteter og tekniske beslutninger kan ændre sig over tid. Projektbaseret outsourcing er som regel et bedre valg, når omfanget, leverancerne, tidsplanen og ansvaret for arbejdet kan defineres klart på forhånd.

09Almindelige fejl ved udvidelse af den tekniske kapacitet

Der er nogle få mønstre, der går igen, når der træffes forkerte beslutninger om kapacitet:

• Jagten på den laveste timepris. Den billigste timepris forveksles ofte med de laveste samlede omkostninger, men i praksis kan mere omarbejde, mere tilsyn og en langsommere opstart udligne besparelserne inden for få sprints.
• Undervurdering af integrationen. Når man ansætter eksterne ingeniører uden en klar indkøringsproces, fælles dokumentation og fastlagte kommunikationskanaler, ender man ofte med et team, der på papiret ser fuldt bemandet ud, men som i virkeligheden ikke er produktivt.
• Man overser bevarelsen af viden. Hvis ingeniørerne skiftes ud ved afslutningen af et projekt, og ingen har dokumenteret arkitektoniske beslutninger eller konteksten, må det næste team – uanset om det er internt eller eksternt – starte forfra.
• Modelstørrelsen passer ikke til arbejdsbyrden. Nogle organisationer ansætter et stort, dedikeret team til en opgave, der viser sig at kunne klares på to sprints, eller omvendt: de bruger spredte freelancere til et program, der egentlig havde brug for et stabilt, dedikeret team.

10Hvad man skal kigge efter hos en partner til udvidet ingeniørarbejde

Når du først har fundet ud af, hvilken model der passer, er valget af samarbejdspartner lige så vigtigt som selve modellen. Inden du indgår aftalen, bør du tjekke følgende:

• Faglig erfaring inden for netop det ingeniørområde, som dit produkt rent faktisk har brug for – uanset om det drejer sig om indlejrede systemer, udvikling af cloud-applikationer, mekanisk design eller AI og dataengineering – snarere end en påstand om at være generalist, der kan dække det hele.
• Konkrete foranstaltninger vedrørende beskyttelse af immaterielle rettigheder og data, herunder adgangskontrol, sikre udviklingsprocesser eller anerkendte rammeværker som SOC 2 eller ISO 27001 – ikke blot en tilfældig omtale af »sikkerhed«.
• Navngivne ingeniører, ikke blot antal medarbejdere. Spørg, hvem der rent faktisk kommer til at arbejde på dit produkt, og om netop disse ingeniører vil være tilknyttet dit projekt gennem alle faser.
• Tidszoneoverlapning og kommunikationsrytme, som har større indflydelse på den daglige arbejdsudførelse, end de fleste teams regner med i starten.
• En fastlagt overgangsproces, herunder overdragelse af dokumentation, kode og designfiler, samt hvor lang tid jeres team vil have brug på at komme op i omdrejninger internt, når samarbejdet afsluttes.

11Eksempler fra praksis på udvidelse af den tekniske kapacitet

Eksempel 1: Fremskyndelse af en produktlancering

En produktvirksomhed har brug for flere ekstra ingeniører til et seks måneders udviklingsforløb, men ønsker ikke at ansætte fast personale på grund af en midlertidig stigning i arbejdsbyrden. Et dedikeret ingeniørteam eller en model med ekstra personale kan levere den nødvendige kapacitet, samtidig med at det interne team kan holde fokus på de vigtigste prioriteter.

Eksempel 2: Afhjælpning af mangel på specialiserede kompetencer

Et IoT-produktteam har brug for ekspertise inden for indbygget firmware i en bestemt fase af udviklingen, men denne kompetence vil ikke være nødvendig på længere sigt. Ved at udvide medarbejderstaben eller samarbejde med en specialiseret teknisk partner kan man sikre den nødvendige kompetence uden at oprette en fast stilling til et kortvarigt behov.

Eksempel 3: Gennemførelse af et klart defineret projekt

En virksomhed har brug for et eksternt team til at gennemføre et konkret ingeniørprojekt med et fastlagt omfang og en fast tidsplan. Projektbaseret outsourcing kan være en passende løsning, når det forventede resultat kan specificeres klart, inden arbejdet påbegyndes.

12De vigtigste pointer

• Man behøver ikke altid fastansatte for at øge ingeniørkapaciteten.
• Personaleudvidelse fungerer godt i forbindelse med specifikke kompetencemangler og i teams med stærkt internt teknisk lederskab.
• Specialiserede ingeniørteams er velegnede til løbende, dynamisk udvikling, hvor kontinuitet er afgørende.
• Projektbaseret outsourcing fungerer bedst, når der er tale om klart definerede leverancer med en fastsat start- og slutdato.
• Valget af den rette model afhænger af varighed, specialisering, følsomhed i forhold til intellektuel ejendomsret og intern kontrol.
• De samlede omkostninger er vigtigere end timetaksterne alene, fordi omarbejde, forsinkelser, koordinering og ledelsens tidsforbrug kan påvirke de faktiske omkostninger.

13Opbygning af fleksibel ingeniørkapacitet uden langsigtede faste omkostninger

At skalere den tekniske kapacitet er ikke en enkelt beslutning, der træffes én gang for alle. Køreplaner ændrer sig, specialkompetencer kommer og går i relevans, og budgetcyklusser medfører, at det, der godkendes, skifter fra kvartal til kvartal. Tekniske ledere, der betragter kapaciteten som noget, der skal styres aktivt, og som vælger mellem ansættelser, personaleforstærkning, et dedikeret team eller outsourcing af projekter ud fra det konkrete behov, undgår konsekvent både overbemanding og den konstante brandbekæmpelse, der følger af at falde tilbage på én fast model i alle situationer.

Monarch Innovation samarbejder med ingeniør- og produktteams som en udvidet teknisk ressource og stiller dedikerede ingeniører til rådighed inden for skræddersyet software, cloud og digital ingeniørarbejde, så en roadmap ikke behøver at vente på en ansættelsesrunde for at komme videre. Hvis dit team overvejer, om I skal ansætte nye medarbejdere, udvide personalet eller hente en dedikeret ingeniørgruppe ind til et kommende initiativ, så kontakt Monarch Innovation for at drøfte, hvad der passer til jeres specifikke tidsplan og kompetencebehov.

Kontakt vores ingeniørteam

Diskuter jeres kommende plan, og find ud af, om personaleudvidelse, et dedikeret ingeniørteam eller projektbaseret levering passer bedst til jeres behov. Kontakt Monarch Innovation for at tale med vores ingeniørteam om, hvordan I kan udvide jeres kapacitet uden en lang ansættelsesproces.

14​Ofte stillede spørgsmål

​1. Hvordan kan jeg udvide den tekniske kapacitet uden at ansætte flere fuldtidsmedarbejdere?

Du kan udvide kapaciteten ved hjælp af personaleudvidelse, et dedikeret ingeniørteam, freelancekonsulenter eller projektbaseret outsourcing, afhængigt af hvor længe du har brug for ressourcerne, og hvor specialiseret kompetencen er. Hver model indebærer forskellige afvejninger mellem kontrol, hastighed og omkostninger, så det rigtige valg afhænger af din konkrete plan og din evne til at føre tilsyn.

2. Hvad er forskellen mellem personaleudvidelse og et dedikeret ingeniørteam?

Med personaleudvidelse tilføjes enkelte ingeniører til dit eksisterende team og dine eksisterende processer, som regel for at udfylde et specifikt kompetencebehov. Et dedikeret ingeniørteam udgør en mere helstøbt forlængelse af din organisation, der følger dit produkt gennem flere faser og dermed bevarer den sammenhæng og kontinuitet, som enkeltstående medarbejdere ofte ikke kan levere.

3. Er projektbaseret outsourcing en god løsning til løbende ingeniørarbejde?

Normalt ikke. Projektbaseret outsourcing fungerer bedst, når der er tale om et leveringsomfang med klart afgrænsede rammer og en fastsat start- og slutdato. Løbende, dynamisk udviklingsarbejde passer generelt bedre til et dedikeret team eller en model med personaleudvidelse, da disse er tilrettelagt med henblik på kontinuitet snarere end et enkelt, fastlagt leveringsomfang.

4. Er det billigere at bruge freelanceudviklere end et fast udviklerteam?

Timeprisen er ofte lavere, men de samlede omkostninger afhænger af koordineringsindsatsen, kvalitetsstabiliteten og omfanget af den interne overvågning, som arbejdet kræver. Et dedikeret team kan koste mere pr. time, men alligevel vise sig at være billigere samlet set, når man tager højde for omarbejde, forsinkelser og ledelsestid.

5. Hvordan beskytter jeg immaterielle rettigheder, når jeg benytter et eksternt ingeniørteam?

Spørg en potentiel partner direkte om adgangskontrol, sikre udviklingsmetoder og om de følger anerkendte rammeværker såsom SOC 2 eller ISO 27001. En partner, der ikke kan redegøre for konkrete foranstaltninger til beskyttelse af immaterielle rettigheder og data, udgør en risiko, uanset hvor solidt deres tekniske arbejde ser ud.

6. Hvor lang tid tager det at udvide den tekniske kapacitet ved hjælp af et dedikeret team?

Tidsrammerne varierer afhængigt af fagområde og tilgængelighed, men det går typisk hurtigere at sætte et dedikeret team i gang end at gennemføre en fuldtidsansættelsesproces, da det ikke kræver en formel rekrutteringsproces, forhandlinger om tilbud eller indkøring i de faste løn- og personalegodtgørelsessystemer.

7. Hvad sker der med projektviden, når et outsourcet ingeniøropgave afsluttes?

Det afhænger af, hvordan samarbejdet er tilrettelagt. En samarbejdspartner bør ved afslutningen af samarbejdet overdrage dokumentation, kildekode og designfiler samt fastlægge en overgangsproces, så jeres interne team – eller det næste eksterne team – ikke skal starte fra bunden.