Harsh Joshi
Co-founder & Technical Director
Sammenlign BIM-outsourcing og interne BIM-teams med hensyn til reelle omkostninger, kontrol og skalerbarhed, og brug derefter vores rammeværk til at finde den rigtige bemandingsmodel til din virksomhed.
BIM-outsourcing kontra intern BIM: Omkostninger, fordele og hvad der passer bedst til dig
Et projekt lander med en stram designfrist, og BIM-efterslæbet er allerede på tre uger. Skal man slå en stilling op efter endnu en BIM-modellør og håbe, at arbejdsmængden holder sig stabil længe nok til at retfærdiggøre lønnen, eller skal man sende det overskydende arbejde til et eksternt team og håbe, at kvaliteten holder under pres?
Det spørgsmål dukker på et eller andet tidspunkt op i næsten alle arkitekt-, ingeniør- og byggefirmaer, og der findes sjældent et entydigt svar. Den rigtige bemandingsmodel afhænger af jeres projektpipeline, kompleksiteten af jeres BIM-omfang og hvor centralt BIM er for det, I rent faktisk sælger til kunderne. Monarch Innovation samarbejder med virksomheder på begge sider af denne beslutning, så denne oversigt bygger på det, der rent faktisk kommer frem i samtaler om projektomfang, ikke blot på teori.
Denne vejledning giver et detaljeret overblik over, hvad et internt BIM-team egentlig koster, hvad outsourcing af BIM egentlig koster, hvor de to modeller klarer sig bedst, og hvordan man vælger mellem dem uden at skulle gætte.
Hvad »intern BIM« og »BIM-outsourcing« egentlig betyder
Internt BIM betyder, at virksomheden ansætter sine egne BIM-modellører, koordinatorer og ledere som fuldtidsansatte. De arbejder inden for virksomhedens systemer, følger interne standarder og står til rådighed hele arbejdsdagen, uanset hvor meget modelleringsarbejde der er den pågældende uge.
BIM-outsourcing betyder, at virksomheden indgår en aftale med en ekstern leverandør – enten på projektbasis eller på fast honorar – om at udarbejde eller koordinere BIM-leverancer. Leverandøren stiller sine egne modelbyggere og ofte også sine egne softwarelicenser til rådighed og tilpasser sit engagement op eller ned i takt med virksomhedens faktiske arbejdsmængde.
Den vigtigste forskel er ikke, hvem der står for modelleringen. Det er, hvem der bærer de faste omkostninger. Et internt team udgør en fast omkostning, uanset om ordrebogen er fuld eller tom. Et eksternt team udgør en variabel omkostning, der følger efterspørgslen.
De reelle omkostninger ved et internt BIM-team
I stillingsopslag angives en grundløn, men grundlønnen er aldrig det reelle beløb. Ansættelsen af en intern BIM-medarbejder med alle omkostninger inkluderet omfatter flere udgiftsposter, som de fleste budgetter undervurderer:
- Grundløn, som varierer alt efter stilling (modelbygger, koordinator, BIM-leder) og region
- Ydelser og lønskatter, som typisk udgør en betydelig procentdel oven i lønnen
- Softwarelicenser, herunder Revit, Navisworks og eventuelle platforme til koordinering eller kollisionsdetektering
- Hardware, da BIM-arbejdsstationer kræver højere specifikationer end almindelige kontormaskiner
- Uddannelse og kompetenceudvikling, da softwareopdateringer og skiftende standarder kræver løbende investeringer
- Tid brugt på rekruttering og indkøring – noget, man let overser, indtil en ansættelse går i vasken
- Uudnyttet kapacitet, hvilket betyder, at lønnen fortsat udbetales i de stille uger mellem projekterne
Det sidste punkt er det, som virksomhederne mærker mest på egen krop. Et team, der er dimensioneret til en gennemsnitlig arbejdsbyrde, skaber leveringspres, så snart arbejdsmængden stiger, og det medfører faste omkostninger, så snart arbejdsmængden falder. Der er ingen håndtag, man kan trække i den ene eller den anden retning uden at ansætte eller afskedige medarbejdere, og begge dele tager tid, som projektplanen som regel ikke har.
De reelle omkostninger ved BIM-outsourcing
Prisen på udliciteret BIM-arbejde fastsættes typisk på en af følgende tre måder:
- Månedligt fast honorar for dedikeret support, hvor en virksomhed reserverer et fast antal timer med en modellerer hver måned
- Prisfastsættelse pr. tegning eller pr. ark, hvilket er almindeligt for arkitekt- og konstruktionstegningssæt
- Projektbaserede honorarer, hvor omfanget, LOD-kravene og leverancerne fastlægges på forhånd
Prisen afspejler generelt kompleksiteten. Enkle grundplanssæt koster mindre end sammensatte modeller med fuldstændig tværfaglig kollisionsdetektering. MEP-BIM-koordinationsarbejde ligger typisk i den højere ende, da det kræver afstemning af mekaniske, elektriske og VVS-systemer inden for en enkelt koordineret model.
Den økonomiske fordel består ikke blot i en lavere sats. Det handler om, at outsourcing omdanner faste personaleomkostninger til omkostninger, der følger den faktiske efterspørgsel. Hvis der ikke kommer nye opgaver ind i en måned, løber der ingen lønudgifter uden, at der er noget output.
| Faktor | Internt BIM-team | Eksterne BIM-tjenester |
|---|---|---|
| Omkostningsstruktur | Fast, løbende uanset arbejdsbyrden | Variabel, afhængig af det faktiske projektomfang |
| Opstartstid | Uger til måneder (ansættelse, indkøring) | Dage til uger (omfang og opstart) |
| Software og hardware | Virksomheden køber og vedligeholder | Udbyderen leverer typisk |
| Skalerbarhed | Begrænset uden ansættelser eller afskedigelser | Kan skaleres op eller ned efter behov |
| Dybdegående viden inden for specialområdet | Begrænset til det, holdet allerede ved | Adgang til bredere ekspertise efter behov |
| Institutionel viden | Beholdes internt | Det afhænger af, om der er kontinuitet hos udbyderen |
| Løbende kontrol | Direkte, personligt tilsyn | Styres gennem fastlagte processer og statusmøder |
Fordelene ved at opbygge et internt BIM-team
Et internt team er ikke nødvendigvis den forkerte løsning for alle virksomheder. Det er ofte den rigtige løsning i bestemte situationer:
BIM spiller en central rolle i, hvordan I vinder opgaver. Hvis jeres firma konkurrerer på baggrund af sin avancerede BIM-proces, parametrisk design, computerstøttede arbejdsgange eller BIM-baserede leverancer til kunderne, er denne kompetence en del af jeres serviceudbud – ikke blot en produktionsopgave. At opbygge denne kompetence internt, især på standard- og ledelsesniveau, er en strategisk investering.
Jeres arbejdsgang er stabil og forudsigelig. Argumentet om faste omkostninger, der taler imod at ansætte internt personale, mister i høj grad sin vægt, når en virksomhed har flerårige opgaver med stort omfang, der holder et team konstant beskæftiget. Tomgangstid udgør ikke længere en reel risiko.
Tætte, konstante feedback-cyklusser er afgørende. De interne medarbejdere sidder i samme rum som designteamet. Anmærkninger, spørgsmål under gennemgangen og designændringer løses ansigt til ansigt, hvilket forkorter tiden mellem en designbeslutning og dens BIM-gengivelse.
Du ønsker direkte kontrol over standarderne. En intern BIM-ansvarlig kan sikre, at der overholdes fælles modelleringsstandarder, navngivningsregler og protokoller for det fælles datamiljø (CDE) i hele virksomheden, uden at disse skal forhandles ind i en leverandørkontrakt.
Fordelene ved at outsource BIM-arbejde
Outsourcing løser en række andre problemer og er som regel det bedste valg i disse situationer:
Din arbejdsbyrde er uensartet. De fleste virksomheder har ikke en helt jævn ordrestrøm. Ved at udlicitere kan du skaffe ekstra kapacitet til modellering i et travlt kvartal, uden at skulle beholde den ekstra medarbejder i det roligere kvartal.
Man har brug for specialkompetencer, som man ikke bruger hver måned. Modellering af punktskyer, 4D-planlægning, mængdeberegning, energianalyse, konvertering fra scanning til BIM for eksisterende bygninger eller konvertering fra CAD til BIM for ældre tegningssæt er alle kompetencer, som et firma måske har brug for lejlighedsvis, men hvor det ikke kan retfærdiggøres at ansætte en medarbejder på fuld tid.
Hastighed er vigtigere end geografisk nærhed. En kompetent outsourcingpartner har allerede softwarelicenserne og medarbejdere, der er uddannet i jeres arbejdsgange, så der er ingen indkøringsperiode, hvor man skal lære værktøjerne at kende. Større leverandørteams betyder også en mindre risiko for, at systemet går ned på grund af et enkelt svigtpunkt. Hvis én person er syg, forsinker det ikke leveringen.
Du ønsker at omdanne faste omkostninger til fleksible udgifter. For virksomheder, der opererer med snævre margener, udgør overgangen fra at opføre BIM-produktion som en lønpost til en projektomkostningspost en betydelig forbedring af den økonomiske fleksibilitet.
Almindelige fejl, som virksomheder begår, når de skal vælge
At sammenligne løn med timeløn uden at medregne alle omkostninger i nogen af tallene. En sammenligning af grundlønnen ser bort fra personalegoder, software, hardware og inaktiv tid på den ene side og fra omfangsudvidelse eller revisionscyklusser på den anden side. Sammenlign de samlede omkostninger, ikke de nominelle tal.
Outsourcing af de vigtigste konkurrencefordele. Hvis det er jeres avancerede BIM-kompetencer, der sikrer jer kunder, kan outsourcing af hele denne funktion stille og roligt undergrave den ekspertise, der adskiller jeres firma fra andre.
Af gammel vane holder man alt internt. Nogle virksomheder vælger automatisk at ansætte personale, fordi det føles mere sikkert, selv når arbejdsmængden ikke retfærdiggør en fuldtidsstilling, og udgifterne til software alene ville kunne dække flere måneders outsourcet arbejde.
At vælge en leverandør uden at undersøge, om arbejdsgangene passer sammen. En leverandør, der ikke kan arbejde inden for jeres CDE, følge jeres BIM-gennemførelsesplan (BEP) eller opfylde jeres LOD-krav, vil skabe mere koordinationsarbejde, end den sparer, uanset prisen.
At betragte det som en endelig »alt eller intet«-beslutning. Bemandingsmodellerne kan og bør tilpasses, i takt med at projektpipeline og projektsammensætning ændrer sig.
Beslutningsramme: Hvilken model passer til din virksomhed?
Tænk grundigt over disse spørgsmål, inden du træffer din beslutning:
- Er din projektportefølje stabil og forudsigelig, eller svinger den betydeligt? En stabil portefølje med stort omfang taler for at udføre arbejdet internt. En svingende portefølje taler for outsourcing.
- Er avanceret BIM en del af det, I sælger til jeres kunder? Hvis ja, så hold det strategiske arbejde og standardiseringsarbejdet internt, selvom I udliciterer selve produktionsarbejdet.
- Har du kun brug for specialkompetencer lejlighedsvis? Punkt sky-modellering, 4D/5D BIM eller MEP-koordinering, som kun dukker op et par gange om året, retfærdiggør sjældent ansættelse af en fuldtidsmedarbejder.
- Kan jeres virksomhed klare de inaktive lønomkostninger i perioder med lav aktivitet? Hvis en stille måned ville belaste likviditeten, udgør faste interne omkostninger en reel risiko.
- Hvor meget daglig overvågning har du realistisk set brug for? Komplekse designfaser, hvor tingene udvikler sig hurtigt, drager fordel af personlig koordinering. Velafgrænset dokumentations- og produktionsarbejde kan uden problemer udliciteres til et eksternt team.
De fleste virksomheder falder ikke helt klart ind under den ene kategori. De ender med en hybridmodel.
Hybridmodellen: En kombination af begge tilgange
Det mest almindelige scenarie for voksende AEC-virksomheder er ikke at vælge mellem interne eller eksterne løsninger. Det handler snarere om at drive et lille internt team, der har ansvaret for standarder, koordinering og den kundevendte BIM-strategi, mens en ekstern partner varetager produktionsmængden, overskydende kapacitet og specialopgaver som f.eks. scan-til-BIM eller MEP-koordinering.
Denne struktur sikrer, at den institutionelle viden og kvalitetskontrollen forbliver internt i virksomheden, samtidig med at de faste omkostninger til personale i spidsbelastningsperioder undgås. Den giver desuden virksomhederne mulighed for at afprøve et outsourcing-samarbejde inden for områder med lavere risiko, inden det udvides til at omfatte kerneydelser.
Udvikling af en BIM-bemandingsmodel, der passer til din projektportefølje
Der findes ikke noget universelt svar på spørgsmålet om, hvorvidt man skal udføre arbejdet internt eller outsource det – der findes kun det rigtige svar ud fra jeres virksomheds projektportefølje, projektsammensætning og strategiske prioriteter. Det afgørende er, at beslutningen træffes velovervejet, med alle omkostninger lagt på bordet, i stedet for blot at vælge den model, der føles mest velkendt.
Monarch Innovations AEC- og BIM-løsninger dækker BIM-produktion inden for arkitektur, konstruktionsteknik og MEP samt konvertering fra scan til BIM og fra CAD til BIM, hvilket giver virksomhederne fleksible modelleringsmuligheder, der kan skaleres i takt med projektbeholdningen uden at øge det faste personaleantal. Hvis du overvejer dine muligheder i forbindelse med et kommende projekt eller vurderer din nuværende BIM-bemandingsmodel, så kontakt Monarch Innovation, så gennemgår vi dit specifikke projektomfang for at hjælpe dig med at finde ud af, hvor outsourcing giver mening, og hvor det ikke gør.
Hvis du lige nu overvejer, om du skal udvide dit BIM-team eller hente ekstern støtte til et kommende projekt, kan Monarch Innovation hjælpe dig med at afgrænse arbejdsomfanget og finde ud af, hvilken model der passer bedst til dine planer. Kontakt vores team for at drøfte dit projekt.
Ofte stillede spørgsmål
Er det billigere at outsource BIM end at ansætte et internt BIM-team?
Det er som regel billigere pr. projekt, fordi man ikke skal afholde udgifter til løn, personalegoder, software og hardware i perioder med lav aktivitet. Besparelserne afhænger i høj grad af, hvor stabil arbejdsmængden er. Et firma med et stabilt og stort behov for BIM kan opleve, at omkostningsforskellen mindskes, når man sammenligner udgifterne til outsourcing med et internt team, der udnyttes fuldt ud.
Hvordan vælger jeg mellem at outsource BIM eller at have en intern BIM-afdeling i min virksomhed?
Start med at se på jeres arbejdsgang. Hvis jeres arbejdsmængde er stabil, og avanceret BIM er afgørende for, hvordan I vinder kunder, giver det mening at have det internt. Hvis jeres arbejdsmængde svinger, eller I lejlighedsvis har brug for særlige kompetencer, er outsourcing som regel det bedste valg. Mange virksomheder ender med at køre begge dele i en hybridmodel.
Hvilke opgaver egner sig bedst til outsourcede BIM-tjenester?
Arbejdsopgaver med stort produktionsomfang, såsom arkitektonisk og konstruktionsmæssig modellering, MEP-koordinering, konvertering fra scanning til BIM, konvertering fra CAD til BIM samt mængdeberegning, egner sig godt til outsourcing, især når omfanget og LOD-kravene er klart defineret på forhånd.
Kan et eksternt BIM-team arbejde inden for rammerne af vores eksisterende BIM-gennemførelsesplan og standarder?
En kompetent leverandør bør være i stand til at arbejde inden for jeres fælles datamiljø, følge jeres BIM-gennemførelsesplan og leve op til det krævede udviklingsniveau. Sørg for at få dette bekræftet under leverandørvurderingen, da manglende overensstemmelse på dette område medfører mere koordineringsarbejde, end det sparer.
Betyder outsourcing af BIM, at man giver afkald på kontrollen med kvaliteten?
Ikke hvis samarbejdet er tilrettelagt korrekt. En klar afgrænsning af opgavens omfang, fastlagte kontrolpunkter og en leverandør med erfaring inden for netop jeres fagområde og LOD-krav sikrer en ensartet kvalitet. Mange virksomheder ansætter en intern kvalitetskontrolmedarbejder eller BIM-ansvarlig specifikt med henblik på at opretholde kvalitetskontrollen over de udliciterede leverancer.
Hvad er en hybrid BIM-bemandingsmodel?
I en hybridmodel har man et lille internt team, der varetager standarder, koordinering og den kundevendte BIM-strategi, mens en ekstern partner står for produktionsmængden og de specialiserede opgaver. Det er den mest udbredte struktur blandt voksende AEC-virksomheder, da den skaber en god balance mellem kontrol og fleksibilitet.
Hvor meget koster et internt BIM-team egentlig, når alt er medregnet?
Ud over grundlønnen omfatter de reelle omkostninger personalegoder, lønskatter, softwarelicenser, hardware til arbejdsstationer, uddannelse samt inaktiv tid i de roligere faser af et projekt. Virksomheder bliver ofte overrasket over, hvor meget højere de samlede omkostninger er sammenlignet med selve lønbeløbet.
